Dolibarr : Les 10 premiers réglages essentiels

Félicitations, vous venez d'installer Dolibarr ! Que ce soit sur votre serveur, chez un hébergeur ou en local, vous avez franchi la première étape. Maintenant, il faut configurer correctement votre ERP pour qu'il corresponde parfaitement à votre activité.

Avec plus de 15 ans d'expérience sur Dolibarr, je vais vous guider à travers les 10 réglages indispensables à effectuer dès le premier jour. Ces configurations vous éviteront bien des problèmes par la suite !

1 Informations de la société

C'est LA première chose à faire. Ces informations apparaîtront sur tous vos documents (devis, factures, etc.).

Accueil → Configuration → Société/Institution

Remplissez soigneusement :

• Nom de la société : Tel qu'il apparaîtra sur vos documents officiels
• Adresse complète : Rue, code postal, ville, pays
• Téléphone et email : Vos coordonnées de contact
• SIRET/SIREN : Obligatoire pour la facturation en France
• Numéro de TVA : Si vous êtes assujetti
• Capital social : Pour les sociétés
• Forme juridique : SARL, SAS, Auto-entrepreneur, etc.
• Logo : Uploadez votre logo (apparaîtra sur les PDF)

2 Activer les bons modules

Dolibarr est modulaire : vous n'activez que ce dont vous avez besoin. C'est sa force, mais il faut savoir quoi activer !

Accueil → Configuration → Modules/Applications

Les modules essentiels pour démarrer :

Modules utiles selon votre activité :

• Stock : Si vous gérez des produits physiques
• Commandes clients : Si vous avez un processus devis → commande → facture
• Projets : Pour le suivi de projets et tâches
• Contrats : Pour les abonnements récurrents
• Interventions : Pour les prestataires de services

3 Configurer les utilisateurs et permissions

Si vous travaillez en équipe, c'est crucial. Chaque collaborateur doit avoir son propre compte avec les bonnes permissions.

Accueil → Utilisateurs & Groupes → Nouvel utilisateur

Bonnes pratiques :

• Un compte par personne : Jamais de compte partagé !
• Principe du moindre privilège : Chacun n'a accès qu'à ce dont il a besoin
• Utilisez les groupes : Créez des groupes (Commercial, Comptable, Admin) et assignez les permissions au groupe plutôt qu'à chaque utilisateur
• Mot de passe fort : Minimum 12 caractères, mélange de lettres/chiffres/symboles

4 Numérotation des documents

Définissez dès maintenant comment seront numérotés vos devis, factures, commandes, etc. C'est obligatoire légalement et difficile à changer ensuite !

Accueil → Configuration → Modules → (cliquez sur la roue dentée du module concerné)

Pour les factures (obligatoire légalement) :

• La numérotation doit être chronologique et continue
• Format recommandé : FA2501-0001 (FA + Année/Mois + Numéro)
• Ou plus simple : FA-0001 avec remise à zéro chaque année

Pour les devis :

• Plus de liberté, mais restez cohérent
• Format suggéré : DEV2501-0001

5 TVA et comptabilité

Configuration critique si vous êtes assujetti à la TVA.

Accueil → Configuration → Dictionnaires → Taux de TVA

Vérifiez que les taux sont corrects :

• 20% : Taux normal (majorité des produits/services)
• 10% : Taux intermédiaire (restauration, travaux, etc.)
• 5.5% : Taux réduit (alimentation, livres, etc.)
• 2.1% : Taux super-réduit (presse, médicaments)
• 0% : Pour les auto-entrepreneurs non assujettis

Accueil → Configuration → Modules → Comptabilité (roue dentée)

Plan comptable :

• Sélectionnez "France - Plan comptable général"
• Configurez les comptes par défaut (ventes, achats, TVA...)

6 Modèles de documents PDF

L'apparence de vos devis et factures reflète votre professionnalisme !

Accueil → Configuration → Modules → (roue dentée du module) → Modèles de documents

Personnalisations possibles :

• Logo : Vérifiez qu'il s'affiche correctement
• Couleurs : Adaptez aux couleurs de votre charte graphique
• Mentions légales : Ajoutez vos conditions de paiement, CGV, etc.
• Pied de page : Informations bancaires (IBAN), mentions obligatoires

Modèles recommandés :

• Crabe : Le plus complet et personnalisable
• Sponge : Design moderne et épuré

7 Emails et notifications

Configurez l'envoi d'emails pour pouvoir envoyer devis et factures directement depuis Dolibarr.

Accueil → Configuration → Emails

Deux options :

Option 1 - Fonction mail PHP (simple) :

• Fonctionne si votre hébergeur le permet
• Risque d'atterrir en spam
• Pas de suivi des envois

Option 2 - Serveur SMTP (recommandé) :

• Utilisez votre propre serveur mail ou un service comme Gmail, OVH, etc.
• Meilleure délivrabilité
• Configuration : serveur SMTP, port (587 pour TLS), identifiants

8 Sécurité du compte administrateur

Votre compte admin est la clé de voûte de votre Dolibarr. Protégez-le !

Actions immédiates :

1. Changez le mot de passe par défaut (si vous ne l'avez pas fait à l'installation)
2. Utilisez un mot de passe fort : 16+ caractères, généré aléatoirement
3. Changez le login "admin" si possible (rend les attaques plus difficiles)
4. Activez les logs de connexion pour surveiller les accès

Accueil → Configuration → Sécurité

Paramètres de sécurité recommandés :

• Durée de session : 60 minutes maximum
• Nombre de tentatives avant blocage : 5
• Forcer HTTPS : OUI (indispensable !)

9 Sauvegardes automatiques

C'est LE réglage que tout le monde oublie... jusqu'au jour où c'est trop tard.

Votre Dolibarr contient toutes vos données business : clients, factures, historique... Imaginez tout perdre à cause d'une panne serveur ou d'un piratage.

Accueil → Outils → Sauvegardes

Ce qu'il faut sauvegarder :

• La base de données : Toutes vos données (export SQL)
• Le dossier documents/ : Vos fichiers uploadés (PDF, images, pièces jointes)
• Le fichier conf.php : Votre configuration

Fréquence recommandée :

• Quotidienne : Pour la base de données
• Hebdomadaire : Pour les fichiers
• Conservation : Gardez au moins 30 jours d'historique

10 Personnalisation de l'interface

Dernière étape : rendez Dolibarr agréable à utiliser au quotidien !

Accueil → Configuration → Affichage

Personnalisations utiles :

• Thème : Choisissez parmi les thèmes disponibles (Eldy est le plus populaire)
• Menu : Réorganisez l'ordre des menus selon vos priorités
• Tableau de bord : Ajoutez les widgets pertinents pour votre activité
• Nombre de lignes par page : Augmentez si vous avez beaucoup de données

Pour chaque utilisateur :

Cliquez sur votre nom (en haut à droite) → Préférences

• Langue de l'interface
• Fuseau horaire
• Format des dates
• Thème personnel

Bonus : Les erreurs à éviter

Après des années à accompagner des entreprises sur Dolibarr, voici les erreurs les plus fréquentes que je rencontre :

1. Ne pas faire de sauvegardes (et le regretter amèrement)
2. Laisser le mot de passe par défaut ou utiliser "123456"
3. Activer tous les modules sans comprendre à quoi ils servent
4. Ne pas tester les PDF avant d'envoyer au premier client
5. Oublier les mentions légales sur les factures
6. Héberger sur un serveur non sécurisé (sans SSL, sans mises à jour)
7. Ne pas former les utilisateurs qui se retrouvent perdus
8. Importer des données sans vérification (doublons, erreurs)

Conclusion

Dolibarr est un outil formidable, gratuit et puissant. Mais comme tout outil professionnel, il nécessite une configuration soignée pour donner le meilleur de lui-même.

Les 10 réglages de ce guide vous permettent de démarrer sur de bonnes bases. Pour le reste — hébergement sécurisé, sauvegardes automatiques, modules personnalisés, support réactif — c'est notre métier chez DoliExpert.

Des questions ? Un besoin spécifique ? N'hésitez pas à nous contacter. Nous sommes là pour vous aider à tirer le maximum de Dolibarr ! 🚀